Группа компаний «Деловые Линии» внедрила централизованную систему управления документацией, разработанную стратегическим партнером — BIA Technologies. Новое решение, построенное на платформе «1С:Предприятие», стало ключевым элементом цифровой трансформации компании в части документооборота.
В основе системы — возможность оперативного хранения, поиска и доступа к миллионам документов. Сотрудники теперь могут автоматически создавать задачи на поиск нужной информации и загружать скан-копии в архив без участия работников архива. Также алгоритмы позволяют отследить физическое местоположение бумажных документов на любом этапе их жизненного цикла или сразу получить их цифровую версию.
«Упрощение и ускорение документооборота напрямую влияет на эффективность бизнес-процессов, включая подготовку отчетности и взаимодействие между подразделениями. Сегодня объем нашего централизованного архива превысил 75 терабайт и включает около 400 миллионов документов», — отметил заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.
Коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик подчеркнул, что для логистической отрасли особенно важна непрерывность процессов, поэтому внедрение системы проходило без прерывания работы подразделений. Архив оснащен функцией потокового сканирования, а также интеллектуальной формой поиска, учитывающей множество параметров и фильтров.
Цифровизация архива также подразумевает обязательное наличие электронных копий всех ключевых документов, что позволяет хранить только актуальную и релевантную информацию, исключая избыточные данные.
