С 15 января в ПЭК стартовал второй этап пилотного проекта Минтруда РФ по ведению электронного документооборота – тестирование обмена электронными документами между работодателем и сотрудникам. Напомним, подготовка велась с 1 октября: компании-участники и министерство разрабатывали методологию, уточняли требования к программным продуктам, которые должны обеспечить электронный кадровый документооборот.
ПЭК одной из первых среди участников пилотного проекта запускает обмен документами между работодателем и сотрудником в электронном виде.
«Всего в рамках пилота отрабатывается взаимодействие между сотрудником и работодателем по 15 видам документов, касающихся приема на работу, переводов, всех видов отпусков и командировок. В проекте участвуют около 180 сотрудников компании ПЭК», – пояснил Александр Майер, заместитель руководителя IT-департамента ПЭК.
Согласно действующему сейчас законодательству, нужно сформировать кадровые документы в электронном виде, распечатать, направить на подпись сотруднику, получить обратно, а затем отправить на хранение на 75 лет в бумажном виде. В масштабах крупных компаний с обширной географией, какой в том числе является и ПЭК, это приводит к потерям времени и расходам на пересылку документов на подпись и обратно, а также требует значительных ресурсов на содержание архива. В ПЭК более 10 тыс. сотрудников, только заявления на отпуска – это более 20 тыс. документов в год.
«Сейчас многие крупные компании с широкой филиальной сетью тратят от 30 до 45 дней на пересылку кадровых документов. Когда процесс будет автоматизирован, и законодательно закреплен, все это будет происходить мгновенно», – приводит пример Александр Майер.
В эксперименте по электронному кадровому документообороту обмен документами происходит следующим образом: документ формируется в информационной системе, а сотрудник получает его в личном кабинете и подписывает с помощью SMS-кода. В системе статус документа обновляется сразу, это видят и HR-специалист, и сотрудник компании.
В начале второго этапа эксперимента ПЭК обрабатываются документы, которые формирует работодатель, например, график отпусков или уведомление о начале отпуска. Позже будет доработано программное обеспечение, обеспечивающее поступление документов от сотрудника к работодателю. Работник сможет подать заявление на отпуск, перевод на другую должность и так далее.
В качестве платформы, на которой происходит взаимодействие между работодателем и работникам, Минтруд РФ предложил собственный портал «Работа в России». Также компании-участники пилота могут построить электронный документооборот через свою информационную систему. Возможен и смешанный вариант, когда часть документов создаются, используется и хранятся в своей ИС, а часть – на портале Минтруда РФ, поясняет Александр Майер.
В ПЭК используют программный продукт одного из операторов, аккредитованного министерством. Информационная система дорабатывается под потребности компании командой IT и HR-специалистов совместно с представителями разработчика.
Проект реализуется при активной поддержке Минтруда. По итогам эксперимента ПЭК оценит эффективность применения электронного документооборота.
