В предыдущей статье мы рассмотрели самые распространенные проблемы экспедиторов при работе с бумажными транспортными документами. Во второй части предлагаю разобрать рабочие схемы обмена электронной транспортной накладной (далее – ЭТрН) с участием экспедиторов, а также узнать об открывающихся при этом возможностях, имеющихся ограничениях и мнении представителей рынка.
Цифровизация документооборота — это панацея?
Электронный документооборот (далее – ЭДО) – это, скорее, не решение существующих проблем экспедиторов, а инструмент. Нельзя однозначно сказать, что ЭДО в один момент обяжет грузоотправителей подписывать входящие документы – все же это организационная задача. Но единое ИТ-решение, разработанное и подстроенное под нужды всего сегмента, как минимум, позволит избавиться от недобросовестных перевозчиков и убедит оформлять документы по букве закона.
В законодательстве нет ограничений на перевод, например, экспедиторской расписки в электронный вид. В сервисе Synerdocs ее можно использовать как неформализованный документ и подписывать сторонами. При этом под электронным документом можно поставить столько подписей, сколько душе угодно. Конечно, о формализации говорить очень рано.
С ЭТрН в текущем регламенте обмена возникают некоторые сложности. Экспедитор – не перевозчик, он агент, соответствующего поля для которого не предусмотрено. Но кто мешает его добавить? Приложение № 4 к Постановлению № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» лишь рекомендует, а не обязывает использовать указанную форму. Более того, не первый год помогая автоматизировать процессы транспортных компаний, могу с уверенностью сказать, что форма перерабатывается под нужды конкретных организаций, в нее могут включаться поля, разделы, таблицы и другие реквизиты по желанию заказчика. Добавив дополнительное поле «Организатор перевозки», можно смело включить экспедиторов в обмен.
Идеальная схема работы с экспедиторами. Как она выглядит?
По моему мнению, она включает в себя соблюдение законодательных аспектов в тесной связке с потребностями бизнеса. К первым мы отнесем все нормативно-правовые акты (подробно перечислены в первой части), а ко вторым – отслеживание подписания документа сторонами, привлечение к работе благонадежных исполнителей, оперативные перегрузки с документальным обеспечением и «легкие» налоговые проверки.
Предполагается, что ЭТрН будет создаваться, как и прежде, грузоотправителем, но он сможет указать в дополнительном поле «Организатор перевозки» исполнителя по договору транспортной экспедиции. Далее ответственность за груз и создание последующих документов на плечах доставки ложится на него. То есть в случае перегруза, расконсолидации/консолидации, кросс-докинга и др. процессов ответственным за груз будет значиться уже экспедитор, и документальное оформление – его забота.
Конечно, есть много «за» и «против» таких вариантов. Своим мнением делятся представители компаний DB Schenker и Logiterra.
Отсутствие возможности указать экспедиторов в ЭТрН – большая недоработка законодателей и операторов. Конечно, включение поля избавило бы нас от многих проблем, но и добавило бы новых. Надо понимать, что использование любого нового вида электронного документа на первых этапах вызывает сложности. Существует некоторая вероятность дублирования бумажных и электронных носителей. Не совсем ясна работа с ЭТрН в роуминге, ведь экспедитор – это дополнительный участник обмена, который должен быть указан изначально при разработке формата документа. И отдельная, на наш взгляд, важная организационная задача – донести до грузовладельцев и грузополучателей информацию о том, что документы от экспедиторов обладают юридической силой в том случае, если с владельцем груза заключен договор транспортной экспедиции, поэтому они просто обязаны подписывать документацию, даже если у получателя нет прямых договоров с организаторами перевозки. Пожалуй, с этого и необходимо начинать.
Несомненно, у ЭДО есть выгоды: исключение потерь, быстрые возвраты, оперативное получение денежных средств за оказанные услуги. Но для начала необходимо урегулировать открытые вопросы.
Своим мнением также делится Куликов Алексей, директор по стратегическому развитию компании Logiterra:
Мы и сейчас взаимодействуем по букве закона, но это обходится нам, как минимум, содержанием дополнительных работников на складах приемки ключевых распределительных центров торговых сетей, с которыми мы работаем.То есть за должным подписанием всех документов на этих объектах следит специально нанятый сотрудник, поэтому проблем с подписанием или отказом возникает меньше. Но повторюсь, эта тактика применима не для всех клиентов, ведь держать на каждом складе по работнику затратно.
И если переводить ТрН в электронный вид, то схема обмена должна остаться прежней. Мы являемся получателем в ТрН на участке «Поставщик – Наш склад». И все документы, связанные с дальнейшим движением груза до получателя, формируем уже сами без участия поставщика. Такой способ взаимодействия является юридически правильным.
Перевод в электронный вид транспортной накладной с дополнительным титулом «Организатор перевозки» в некотором смысле облегчит бизнес-процессы. Но надо понимать, что выстраиваются схемы взаимодействия не за один день. Вот уже второй год законодатели и рабочие группы работают над форматом ЭТрН, в котором экспедиторы всё еще не учтены.
Немного от меня.
Несмотря на существующие сложности перевода транспортной накладной в электронный вид, включить в нее экспедитора как дополнительного участника всё же необходимо. Конечно, существует ряд организационных сложностей и пробелов в законодательстве, связанных с неподписанием экспедиторских документов (и сейчас я говорю не только о ТрН, но также об экспедиторской расписке, складской расписке и др.), но, согласитесь, такие проблемы есть и на бумаге. Именно здесь и «зарыта собака». Изначально нужно донести до законодателей именно эти ключевые моменты и уже потом выстраивать стандарты документооборота для отрасли.
Возможно, участникам рынка (не только экспедиторам) придется менять бизнес-процессы, где-то перестраиваться и переучивать своих сотрудников, но так или иначе планы законодателей очевидны – перевести в цифровое пространство всех участников грузоперевозок в ближайшие годы.
Очевидно, что регламент работы с ЭТрН и другими транспортными документами катастрофически необходим, массу проблем от его отсутствия я указала в предыдущей статье.
Выгоды. Они есть?
Конечно же, да!
- Улучшение сервиса экспедиторов за счет возможности ускорения процессов обмена документами между участниками.
- Увеличение скорости составления, отправки и получения документов при многоплечевой схеме и не только.
- Отображение в ЭТрН всех участников перевозки, в том числе экспедиторов, приведет к прозрачности сделок и сокращению штрафов.
- Снижение расходов на обработку бумаги, на аренду помещений под архив.
- Быстрый поиск нужных документов по перевозкам.
- Оперативный возврат документации и исключение потерь приведет к сокращению срока оплаты за перевозку и к своевременному проведению бухгалтерских документов.
- Минимизация случаев кражи груза за счет дополнительной авторизации при мобильном подписании.
Что дальше?
Учитывая, что сегодня уже есть возможность обмениваться ЭТрН в Synerdocs и существует явная потребность клиентов для работы с экспедиторами, то включать последних в схему обмена, я считаю, необходимо. Однако делать это стоит с оглядкой на эксперимент Министерства транспорта, который завершится осенью 2020 года, и форматы Федеральной налоговой службы для первичных учетных документов. ФНС в свою очередь явно дает понять, что формат будет согласован именно с ними.
Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs
