Данила Коротнев, ведущий тренер-консультант Группы компаний «Оргпром»
Очень часто приходится слышать от руководителей разного уровня, что реализация мероприятий, направленных на увеличение прибыли и сокращение затрат невозможна ввиду слабого финансирования. Но взгляните на проблему с позиции инвестора. В достаточной ли Вы степени результативны как менеджер, чтобы эффективно распоряжаться финансовыми средствами? Где гарантии того, что деньги принесут желаемый результат, и что Ваш запрос на инвестирование – не очередная попытка нивелировать недостаток управленческих компетенций? Как Вы управляете текущими ресурсами: времен и компетенциями персонала?
Организационные улучшения на уровне персонала и процессов в значительной степени более ценны, чем инвестиционные вливания, т.к. создают условия стабилизации улучшений, развития персонала, внутреннюю управленческую инфраструктуру, способную результативно расходовать вверенные средства и существующие ресурсы.
Если Вы озадачены решением проблем повышения эффективности бизнеса, снижения затрат и наращивания доли рынка,проведите диагностику развития производственной системы, выявите резервы роста и последовательно проведите ряд мероприятий:
1. Начните с критической оценки своих процессов с точки зрения формирования полезности и потерь. Чем занят ваш персонал, какие операции в процессах излишни или неэффективны, и как поставленные задачи помогают решать стратегические цели бизнеса и проблемы ваших потенциальных клиентов?
2. Определитесь с целями. Согласитесь, что нет необходимости вкладываться в инфраструктуру, просить дополнительные инвестиции и развивать существующие продукты без видения тенденций рынка и четкой операционной стратегии.
Оцифруйте цели на уровне предприятия и ключевых подразделений. Разработайте систему показателей эффективности и организуйте сбор данных в логике план – факт (5 лет – год – квартал – месяц – неделя). Сессия Хосин Канри Вам в этом поможет – это метод стратегического управления компанией, в процессе реализации которого устанавливаются направления деятельности предприятия, цели и применяемые для их достижения инструменты. Он способствует вовлечению руководителей и персонала в выработку общего видения и общего плана действий.
Хосин Канри – инструмент, связывающий разные уровни предприятия. Он развернуть политику и цели с самого верхнего уровня до нижнего, а также сделать их прозрачными для руководителей всех уровней.
При таком подходе ресурсы направляются на те направления, которые приоритетны для бизнеса. Выберите от 4 до 5 наиболее важных целей и под них определите функциональные стратегии. Хосин канри позволяет унифицировать и сконцентрировать ресурсы, разработать конкретные и измеримые показатели, по которым регулярно отслеживается достижение ключевых целей и, что самое важное, избежать расходования ресурсов на ненужные направления бизнеса!
3. Составьте четкий план мероприятий. После того как цели и функциональные стратегии сформированы, следует разработать план действий на уровне команд улучшения и подразделений, определить ответственных и назначить сроки. Все это позволит сделать процесс достижения нашей главной цели управляемым.
На наш взгляд современные подходы к проектному управлению чрезмерно сложны и формализованы. Зачастую наполнение проектной документации и методы анализа проблем – это дань традициям и требованиям стандартов. Подвергните свои стандарты управления критике! Мы научились управлять работой подразделений и командами улучшения использую минимальный объем отчетных данных и наиболее эффективные способы анализа, приоритезации проблем и выработки корректирующих действий. Мерилом эффективности данного подхода является достижение конечной цели.
Если раньше подобные походы использовались в основном для оптимизации работ производственных подразделений, то теперь коммерческие и маркетинговые отделы самых разных компаний также применяют методы бережливого производства и лин-технологии для увеличения доли рынка, вывода на рынок новых продуктов, снижения затрат в продажах и т.д.
4. Управляйте коммуникациями подразделений и команд улучшения.
Еще одна из наиболее частых фраз, которые услышишь от руководителей подразделений крупных компаний: «Некогда работать, одни совещания!». Следует научиться правильному использованию этого мощного и недешевого инструмента управления. Совещание резко теряет в эффективности если мы заранее не определили:
- Цель организации встречи: какие показатели мы рассматриваем на совещании и в каком формате? Ведь проблема возникает только тогда, когда есть измеримые факты. Каким процессом мы управляем, и что с ним не так?
- Состав участников: кто должен присутствовать на совещании или участвовать в обсуждении проблемы? Если человек не отвечает ни за один показатель и не принимает решение, то он впустую тратит время и деньги компании.
- Плановую длительность проведения: об эффективности совещания можно судить по его длительности. Чем полнее и качественнее подготовлена информация, чем правильнее подобран состав участников, тем быстрее будет завершена встреча и получен конкретный результат – управленческое решение
- Рассматриваемую информацию: определите заранее список данных и требования к формату отчетов. Нехватка и излишек сведений – источник потери времени и денег
- Результат совещания: конкретное управленческое решение, ответственный и срок реализации намеченных планов мероприятий – протокол встречи.
Не стоит пренебрегать этими рекомендациями. Это основа для построения эффективной модели коммуникаций всех подразделений, команд улучшения и сотрудников предприятия. Простой пример: вспомните сколько времени тратят ваши руководители и специалисты на ежедневные совещания и умножьте это время на стоимость часа работы. А сколько из запланированных действий на общих встречах выполнены в срок и принесли реальный результат?
Рисунок 1. Модель эффективного управления
5. Оцените способности и компетенции вашего персонала в достижении поставленных целей и развивайте людей
Это крайне важный, если не базовый аспект с точки зрения повышения результативности всего предприятия. Задайтесь вопросом: средний и высший менеджмент понимает степень соответствия существующих компетенций сотрудников заявленным требованиям бизнеса и что мы делаем для сокращения этого разрыва?
- Четко сформулируйте требования к каждой должности в разрезе областей знаний
- Оцените каждого сотрудника
- Определите отклонение желаемого уровня знаний от действительного
- Подготовьте план обучения.
Важно в процессе обучения использовать потенциал ваших сотрудников, не всегда стоит тратить деньги на сторонних тренеров, которые могут не знать всей специфики Вашего предприятия. Обучение – это навык, который нужно тренировать у мастеров и высококлассных специалистов. Так вы выстроите систему стандартизации знаний, в т.ч. в виде обучающего материала и обмена опытом.
6. Применяйте инструменты бережливого производства для повышения эффективности, снижения затрат.
Набор инструментов из школы бережливого производства и лин-технологий достаточно широк. Пройдя путь от стратегического планирования до развертывания показателей эффективности для подразделений компании, Вы будете четко понимать, какие инструменты будут полезны именно вашему бизнесу.
Система мониторинга по показателям позволят четко определить степень положительного влияния на конечный результат от Всеобщего ухода за оборудованием (TPM), Быстрой переналадки (SMED), Инструментов решения проблем, Сокращения потерь в логистических цепочках, Оптимизации офисных процессов и коммерческого блока. Логика именно такая: от целей к инструментам, а не наоборот!
Ни один из вышеуказанных методов повышения эффективности не требует значительных инвестиционных вложений, но существенного отражается на повышении производительности и снижении себестоимости. Ключевые эффекты:
- SMED (Быстрая переналадка) – сокращение длительности перехода с продукта на продукт. Повышение времени доступности оборудования и качества готового продукта.
- TPM и Автономное обслуживание – увеличение доступности оборудования за счет снижения аварийных и прочих нерегламентированных простоев.
- Инструменты решения проблем – выработка эффективных мероприятий с минимальными затратами на этапе имплементации. Приоритезация на главном.
- TQM (Всеобщее управление качеством) – снижение вариативности и повышение качества процессов. Напрямую связано со снижением расхода материалов и ресурсов – сокращение себестоимости и увеличение прибыли.
Рисунок 2. Колонны бережливого производства
Бережливое производство – это не только красивая организация рабочих мест, это конкретный измеримый эффект и влияние на главную цель бизнеса. Если мы этого влияния не ощущаем, значит работа по развертыванию Бережливого производства неэффективна и требует незамедлительной корректировки.
В заключении:
Очень важно понимать в постоянном режиме, насколько вы приближайтесь к поставленной цели. Это и будет мерилом эффективности работ. Мы привыкли считать отдачу с вложенного рубля инвестиций, но редко оцениваем эффективность от действий персонала и потраченного рабочего времени?
Значительная часть работ – это традиции и привычки, отчеты, которые никому не нужны, стандарты, которые пополняют архивы. Все это ведет к неудовлетворенности работой, снижением лояльности и воодушевления.
Зачем вкладываться в инфраструктуру, если персонал не научился работать на существующем оборудовании? Инвестиционные вложения не научат бережнее относиться к станкам и повышать мотивацию персонала, четко следовать планам, анализировать проблемы и управлять корректирующими мероприятиями.
Когда вы ответите утвердительно на вопрос: «Использую ли я имеющиеся ресурсы на 100%», тогда можно смело переходить к следующему шагу – дополнительному инвестированию.
