Компания Johnson & Johnson является крупнейшим в мире производителем косметических и санитарно-гигиенических товаров, а также медицинского оборудования. Недавно российское подразделение компании запустило облачную систему по управлению грузоперевозками ARTLOGIC TMS, и мы обратились к руководителю отдела транспортной логистики, Дмитрию Круглову, с просьбой рассказать о результатах запуска системы.
- Дмитрий, почему вы приняли решение внедрять TMS?
- Когда я пришел в компанию на роль транспортного координатора, весь процесс заказа транспорта и доставки товара отслеживался в одном Excel файле, который одновременно использовался десятком сотрудников. Все были постоянно перегружены, регулярно кто-то случайно затирал строчку или забывал внести обновленные данные.
Работа транспортного координатора была сущим адом, потому что, во-первых, мне постоянно приходилось перепроверять файл, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок. Во-вторых, всю специфическую информацию я был вынужден держать в голове. Мой уход в отпуск даже на несколько дней превращался в огромную головную боль для всех, потому что без моих знаний компания легко могла потерять сотню тысяч рублей из-за того, что, например, мой коллега забывал учесть, что клиент имеет ограничение по погрузочной высоте машины.
Третьей проблемой был процесс общения с транспортными компаниями. Получив заказ от клиента, я сначала писал письмо в транспортную компанию, после этого звонил им, чтобы убедиться, что они не пропустили мое письмо, и еще в течение дня отвечал на вопросы в Skype. Вроде звучит не очень сложно, но если помножить это на десятки перевозок в день, то станет понятно, что моя работа была больше похожа на работу центрального телеграфа. Помимо этого, во всем процессе отсутствовала хотя бы минимальная прозрачность. Если бы вы спросили меня, почему мы заплатили именно такую сумму за перевозку, я не смог бы ответить.
Все эти проблемы кажутся мелкими, но в один прекрасный день мы посчитали, и оказалось, что компания теряет приличные деньги. Для нас стало очевидно, что нужно искать решение, которое позволит нам повысить эффективность, надежность и прозрачность всего процесса.
- Как происходил выбор подходящего решения?
Перед тем, как изучать возможные варианты на рынке, мы составили список параметров, которые были важны для нас:
- Коммуникация между нами, складом и транспортной компанией должна вестись в одном месте
- В любой момент времени мы должны видеть актуальный статус заказа
- По всем заказам должна быть полная прозрачность - сколько стоил, был ли доставлен в срок, выставлен ли уже счет от транспортной компании и т.д.
- Ручной труд должен быть минимизирован
- Запуск решения должен требовать минимальных ресурсов со стороны нашего IT отдела
- Решение должно быть запущено в условиях ограниченного бюджета.
Изучив рынок, мы пришли к выводу, что большинство решений не удовлетворяют нашим требованиям по причине того, что они ориентированы исключительно на грузовладельца, то есть они позволяют вести учет перевозок, но вся коммуникация с транспортной компанией и складом по-прежнему ведется в почте. Помимо этого, многие решения требовали достаточно серьезных затрат на внедрение (3-5 млн рублей).
- Почему выбрали именно Artlogic?
- Во-первых, решение не требовало никакой установки на нашей стороне, и для доступа было достаточно иметь стабильный интернет. Всем основным требованиям решение удовлетворяло, хотя в нем отсутствовало несколько модулей, которые предлагали конкурирующие компании - модуль для проведения тендеров и маршрутизация. Для нас этот фактор был не очень критичным, так как при наших объемах мы вполне справлялись с проведением тендеров и маршрутизацией заказов без автоматизации. С учетом того, что стоимость запуска была самой низкой из предложенных, мы остановились на решении Artlogic TMS.
- Чего удалось добиться после внедрения системы?
- Количество простоев на загрузке сократилось, и это позволило нам согласовать с перевозчиками снижение ставок. Также мы дополнительно сэкономили на том, что теперь в процесс заказа транспорта вовлечено меньше людей, а также значительно уменьшилось количество ошибок, вызванных человеческим фактором. Общая экономия составила около 13%, и мы считаем, что решение полностью оправдало себя.
Кстати, внедрив систему, мы наткнулись на один интересный случай. На протяжении долгого времени мы заказывали сборную доставку груза у одной крупной транспортной компании. Тарификация происходила на основе количества паллет собранного товара, подсчет производил перевозчик. После внедрения системы мы начали вести аналогичный подсчет уже в своей системе, и выяснилось, что перевозчик неэффективно собирал товар, за счет чего стоимость перевозки регулярно завышалась на 15%...
Также процесс работы значительно упростился. Теперь склад знает не только детали заказа, но и оперативно получает информацию о том, когда прибудет машина. В случае задержки машины склад может отложить сборку заказа. Все документы для склада хранятся в системе, и во время прибытия машины их не нужно судорожно искать по разным папкам. По каждой перевозке ведется полная история всех операций, поэтому я могу ответить на любой вопрос в течение нескольких минут. При желании даже наши клиенты могут зайти в систему и посмотреть, что происходит с их заказами.
- Были ли какие-то трудности во время внедрения системы?
- Каких-то радикальных проблем не было, мы довольны тем, как прошел процесс запуска проекта. Хотя, если бы нам пришлось сделать запуск решения еще раз, определенные вещи мы бы сделали иначе. Например, вместо того, чтобы пытаться прописать все требования сразу, лучше запустить базовую версию системы, дать людям поработать в ней и только после этого начинать дорабатывать ее. Также нужно очень аккуратно работать с требованиями к решению. При обсуждении требований к системе люди часто начинают фантазировать. В итоге срок внедрения решения удлиняется, а в итоге выясняется, что часть требований неактуальна и в работе не используется сотрудниками.
