Компании-участники международного логистического альянса АСЕХ поделились подходами работы с клиентами. В этой статье собраны некоторые рекомендации и советы о том, как сэкономить время и деньги, предотвратить возможные риски, не навредить своей репутации и доставить груз в целости и сохранности.
1. Сбор первичной документации сократит время согласования заявки
Перед размещением заявки важно определить, какой по весу, объему, типу, стоимости и характеру товар необходимо отправить или получить к определенной дате и до или из какой точки мира его надо транспортировать. Такого рода данные при первичной коммуникации с транспортным логистом помогут сократить время для получения необходимой информации о стоимости и возможности исполнения заказа согласно согласованным с контрагентом условиям Инкотермс.
Павел Авраменко, операционный директор компании АТС, член АСЕХ в Шанхае:
«Для начала важно понимать, каким видом транспорта планируется перевозка. На примере Китая: если грузовладелец планирует перевозить груз морем, то достаточно оформить заказ товара на условиях FOB Шанхай, Нинбо или Шэньчжэнь. В этих городах есть крупные международные порты, и доставить груз из них в любой мировой порт не составит труда. Если же вы планируете перевозить ваш груз авиатранспортом, то здесь есть нюансы. Например, вам нужно доставить груз в Москву, тогда подписывайте FCA Шанхай или Пекин. Если везете в российские регионы (Екатеринбург, Новосибирск), то желательно заранее выяснить маршрут, чаще всего стоит подписывать FCA Пекин. Также важно учитывать физические параметры груза. Авиаперевозка одной тонны груза, упакованной в одинаковые небольшие картонные коробки, обходится значительно, а часто в разы дешевле, чем перевозка одного грузового места весом в ту же тонну, но нестандартных размеров».
Юлия Притыкина, коммерческий директор Atlantic Cargo, член ACEX в Москве:
«Для первичного обсуждения импортной поставки грузовладельцу желательно сразу иметь проформу-инвойс или сам инвойс, упаковочный лист. В общем, те документы, где указаны вес, объем, стоимость, условия поставки, адрес отгрузки будущей партии. Транспортная компания скорее всего предложит свой договор для заключения сделки. Все остальные документы можно предоставить ближе к началу движения товара. Заранее нужно уточнить у поставщика условия, при которых он передаст груз перевозчику: через сколько дней после оплаты он подготовит товар к выдаче, занимается ли он экспортным оформлением в своей стране, есть ли спецусловия по погрузке и перемещению товара. Эта информация должна быть согласована с перевозчиком».
2. Аутсорсинг услуг ТЭО повысит оперативность обработки запросов
Базы проверенных надежных перевозчиков в открытом доступе нет, а поиск опытных менеджеров со своими наработками может отнять много ресурсов. В этих случаях можно воспользоваться услугами аутсорсинга.
Марат Зайнетдинов, операционный директор NAWINIA, член АСЕХ в Москве:
«Если у клиента нет опытного отдела логистики или отдела закупок, или грузовладелец ограничен в сроках, то лучше отдать функцию отбора поставщиков транспортных услуг на аутсорсинг экспедитору с репутацией. Качественный логистический провайдер имеет опытный персонал и выверенные практикой процедуры закупок, а также годами наработанную базу перевозчиков. Клиент может задать определенные критерии по стоимости и качеству услуг, зафиксировать их в договоре ТЭО, мониторить исполнение по KPI».
3. Получить отсрочку платежа легче, если договориться заранее «на берегу»
Если необходимой суммы в обороте нет, компании могут попросить об отсрочке платежа. Эффективный способ ее получения — предоставление какого-либо залога в качестве гарантии оплаты.
Юлия Притыкина, коммерческий директор Atlantic Cargo, член ACEX в Москве:
«Партнерская работа — это когда об отсрочке платежа ваш клиент просит до начала перевозки, либо до начала сезона. Если это требование появляется внезапно по ходу исполнения заказа, иногда даже сопровождается манипулятивными заявлениями, то стоит задуматься о состоянии дел у такого клиента. В целом, всегда хочется иметь что-то в качестве залоговой стоимости как некой гарантии».
Мирослав Золотарев, Председатель Правления Альянса АСЕХ:
«Если это наши собственные услуги, например, таможенное оформление, то мы можем дать отсрочку по своему усмотрению, если же это привлеченные услуги, например, авиа или автодоставка, то зависит от условий договоренности с перевозчиком и его финансовых условий. Тут либо нужно клиента двигать в сторону условий перевозчика, либо перевозчика двигать в сторону условий клиента, ибо выполнить условия обоих зачастую невозможно: одному заплатить вперед, а с другого получить оплату через месяц. При этом в вопросе получения оплаты не должно быть риска ее не получить, этот риск нужно исключить полностью, провести проверку финансового состояния клиента, историю его работы на рынке, наличие судебных дел и т.д.».
4. Добиться выгодных условий страховки поможет индивидуальный подход
Страховые компании постоянно предлагают новые виды услуг. Клиентам предоставляют онлайн отчеты, снижают ставку при росте оборота, делают страховые выплаты без лишних справок. Экономия на этом вопросе, по мнению экспертов, может поставить грузовладельцев в сложное финансовое положение. Индивидуальные параметра договора, наоборот, помогут добиться более выгодных условий.
Денис Бобраков, коммерческий директор АСЕХ в Новороссийске:
«Лучше потратиться на страховку, чем понести безвозвратные убытки. Тем более, сейчас предлагается большой спектр таких услуг с широкой ответственностью перевозчика. Наша компания работает, в основном, на морских перевозках, где всегда есть риск повреждения груза. При высокой степени волнения моря контейнеры могут промокнуть, либо случится еще что-то более серьезное. Все уже давно поняли, что страховка — один из главных пунктов договора. Раньше клиенты просто теряли деньги, даже если суда тонули из-за внешних факторов, таких как стихийные бедствия. Теперь мы сразу предлагаем оформить необходимые страховые полисы».
5. Интернет-сервисы и онлайн-приложения помогут в работе
Цифровизация логистики постоянно развивается, повышая скорость, качество и прозрачность услуг. Участниками альянса также недавно были запущены цифровые платформы, на которых транспортные компании могут мгновенно получать и предоставлять своим клиентам точный вариативный расчет услуг международной перевозки сборных и контейнерных грузов.
Павел Авраменко, операционный директор компании АТС, член АСЕХ в Шанхае:
«Мы используем узкоспециализированные TMS и ERP-системы, заточенные именно для обеспечения работы транспортных компаний. В ближайшее время мы запускаем трекинг-систему, которая позволит контролировать движение даже не грузовой партии, а каждого отдельного грузового места, и отчитываться перед клиентом за движение каждого грузового места в режиме реального времени».
6. Правильность составления документов следует проверить всем сторонам сделки, чтобы избежать ошибок
Сейчас практически у любой компании есть юридические отделы, которые сопровождают сделки и объясняют порядок и нюансы выполнения условий торгового контракта. Однако, эксперты все же настаивают, что совместная предварительная проработка документов с логистическим партнёром позволит избежать ошибок, уберечь кошелек от расходов и нервы от ненужного стресса.
Марат Зайнетдинов, операционный директор NAWINIA, член АСЕХ в Москве:
«Наши клиенты обращаются в подобных ситуациях к своим менеджерам клиентского отдела (customer support), английское название само за себя говорит — поддержка. Для минимизации ошибок в документообороте на стороне клиента мы часто проверяем сопроводительные документы до отправки груза и вместе с клиентом корректируем. Также помогает автоматизация, когда IT исключает человеческий фактор. Конечно, важно довести до сведения клиента возможные последствия таких ошибок — простои и задержки, дополнительные расходы, невозможность получения страховой выплаты и многие другие».
Мирослав Золотарев, Председатель Правления Альянса АСЕХ:
«Нужно оговаривать, кто несет ответственность за документы, и кто проверяет данные. Если это не сделать, то отвечать придется клиенту самому, поскольку согласно правилам перевозок, клиент отвечает за предоставление сведений: например, при авиаперевозке логист печатает накладную, но отвечает за сведения отправитель, по логике он должен проверить данные или четко поручить это сделать логисту. Если логист добросовестный, то в случае проблем он будет отвечать за них, и у клиента не возникнет вопроса куда обращаться — конечно, к своему контрактному исполнителю. При этом исполнитель должен объяснить клиенту лимиты ответственности и свои возможности отвечать за действия перевозчиков в цепочке».
7. Проверка контрагентов исключит риск связи с недобросовестными компаниями
Перед сотрудничеством с той или иной компанией не будет лишним провести элементарную проверку. Она не отнимет много времени, но даст представление о том, с кем вы связываетесь: кто владелец, кто контрагенты, что пишут СМИ — «чеклист» при желании можно расширить. Эти вопросы нужно ставить как в отношении небольших, так и известных международных корпораций.
Алексей Липатов, руководитель департамента мультимодальных перевозок, АСЕХ Москва:
«Если стоит задача проработать один-два маршрута или настроить работу со сборными грузами, то обращаться к монстрам скорее не стоит. Однако при выборе партнера стоит учитывать наличие опыта именно по нужным вам сервисам. Этот опыт должен подкрепляться рекомендациями клиентов или партнеров, фотографиями осуществленных проектов и т.д. Верить на слово или сайту с общими фразами не стоит. Не бывает компаний, которые умеют делать «все лучше всех» и «почти бесплатно».
8. Размер и известность компании не всегда гарантирует качество сервиса
Поиск оператора может вызвать трудности выбора — доверить перевозку иностранной или российской компании. Принцип известности и глобального масштаба работы компании работает не всегда. У специалистов есть ряд рекомендаций на этот случай.
Алексей Лувсан, заместитель директора по оперативной работе, АСЕХ в Финляндии:
«Есть риски и преимущества, связанные с передачей фрахта маленьким фирмам. Но размер компании — это не ключевой фактор в вопросах доверия и рисках. Я бы не стал давать дорогой груз маленькой, малознакомой фирме. Так же сложные и нестандартные услуги я бы заказывал у крупных компаний с опытными сотрудниками. Когда в ходе перевозки возникают проблемы, как правило, большие корпорации более стандартизировано подходят к их решению, но у маленьких компаний лучше с гибкостью услуг и коммуникацией».
Мария Москвичева, генеральный директор АСЕХ в Ростове-на-Дону:
«Крупную международную компанию необходимо выбирать, когда это проектная перевозка, габаритная, дорогостоящая, мультимодальная, когда требуются разрешения, сопровождение, перегрузки, любая многоэтапность и нестандартность».
В чем секрет в этих советах, спросите Вы? В том, что принцип «знай своего клиента» имеет и обратный вектор: «знай своего логиста», а вместе это звучит так: «знай своего партнёра», и только такой подход поможет избежать трудностей, непредвиденных проблем и ненужных приключений в реализации этапов логистической цепочки.
Пресс-служба АСЕХ
