Наличие аварийного запаса помогает компаниям поддерживать работу при задержках поставок, дефиците продукции, сбоях в логистике или срыве сроков со стороны поставщика. О том, какие товары стоит включать в резерв, как рассчитать его объем и как контролировать использование, рассказал эксперт онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса ВсеИнструменты.ру Максим Соколов.
Зачем компаниям нужен аварийный запас
Аварийный запас помогает компании поддерживать непрерывность производства. Он нужен, чтобы предприятие продолжало работать при задержке поставки, срыве сроков со стороны поставщика, дефиците продукции или сбое в логистике.
Остановка производства на один день часто обходится дороже, чем поддержание резерва. Предприятие в такой ситуации сталкивается с простоем оборудования и персонала, срывом отгрузок и штрафами по контрактам. Склад теряет возможность комплектовать заказы, а сервисная компания вынуждена переносить работы и рискует потерять клиентов.
Особенно важен резерв для товаров с длительным сроком поставки, ограниченным количеством поставщиков или нестабильной доступностью. Чем сложнее быстро заменить позицию, тем выше ее значение для бесперебойной работы компании.
Ошибки при формировании аварийного запаса
Компании часто формируют аварийный запас без анализа рисков. В результате на складе годами лежат товары, которые почти не используются, а действительно значимых позиций в нужный момент может не хватить.
Еще одна ошибка связана с одинаковым подходом ко всем материалам. Например, предприятие может хранить большой запас недорогих расходников, но не иметь резервного электродвигателя, подшипников, датчиков или элементов автоматики. При выходе из строя такой детали может остановиться вся производственная линия.
Также упущение — отсутствие классификации запасов по критичности, минимальных и максимальных остатков, регулярной инвентаризации и отдельного учета аварийного резерва. Дополнительный риск возникает, когда его используют для ежедневных потребностей и затем не пополняют. В таком случае запас постепенно теряет свою основную функцию.
Как аварийный запас влияет на затраты
Экономический эффект от аварийного запаса лучше всего оценивать по конкретным рискам, которые он помогает снизить:
- Сокращаются потери от простоев. Если предприятие не может заменить значимую деталь, останавливается работа оборудования, срываются производственные планы и отгрузки. Для склада отсутствие нужных расходных материалов может задержать комплектацию заказов. Для сервисной компании нехватка запасных частей приводит к переносу работ у клиента.
- Снижаются расходы на срочные закупки. Когда нужной позиции нет в наличии, компании приходится искать ее у альтернативных поставщиков, оплачивать ускоренную доставку или покупать товар по более высокой цене. Заранее сформированный резерв делает такие ситуации редкими.
- Формируется стабильное планирование. Компания понимает, какие позиции уже защищены запасом, а какие требуют дополнительного контроля. Это помогает точнее планировать закупки, работу склада и сроки выполнения обязательств перед клиентами.
Как определить критически важные позиции
При формировании аварийного запаса необходимо определить, отсутствие каких товаров может остановить работу предприятия или серьезно замедлить операции.
Для каждой позиции стоит оценить влияние на непрерывность работы, срок поставки, количество альтернативных поставщиков, возможность быстрой замены аналогом и стоимость простоя по сравнению со стоимостью хранения. На практике часто используют ABC/XYZ-анализ вместе с оценкой критичности. В аварийный запас включают не самые дорогие или популярные товары, а позиции, отсутствие которых создает наибольшие операционные риски.
Читайте также: Спецтехнике нужна локализация не только машин, но и навесных агрегатов
Перечень товаров для разных типов бизнеса
Состав аварийного запаса зависит от профиля компании:
- Для складской логистики в резерв стоит включать упаковочные материалы, паллеты, термоэтикетки, расходные материалы для принтеров, аккумуляторы для терминалов сбора данных и наиболее востребованные запасные части для погрузочной техники.
- Для производственных предприятий необходимо включать сырье с длительным сроком поставки, комплектующие с ограниченным количеством поставщиков, электродвигатели, редукторы, подшипники, датчики, автоматические выключатели, предохранители, ремни, цепи, фильтры и другие быстроизнашивающиеся детали.
- Для сервисных компаний важны наиболее востребованные запасные части, расходные материалы, кабельно-проводниковая продукция, крепеж, элементы автоматики и оборудование, которое требуется для срочного ремонта у клиента.
Расчет минимального объема аварийного запаса
Универсального значения для аварийного запаса нет. Объем стоит рассчитывать отдельно для каждой позиции с учетом среднего расхода, максимального потребления, среднего и максимального срока поставки, вероятности задержек и критичности товара для работы компании.
На практике резерв часто покрывает период от одного до трех максимальных сроков поставки. Если комплектующая поставляется 45 дней и заменить ее невозможно, запас должен обеспечивать работу предприятия минимум на этот период с учетом возможных задержек. Чем выше стоимость простоя, тем больше экономически оправданный аварийный запас.
Пересмотр перечня и актуализация остатков
Плановый пересмотр аварийного запаса стоит проводить не реже одного раза в полгода. Для предприятий с высокой оборачиваемостью перечень лучше актуализировать ежеквартально.
Также состав резерва необходимо пересматривать после смены поставщиков, изменения производственной программы, запуска нового оборудования, изменения сроков поставки, случаев дефицита или аварийных остановок. Аварийный запас должен соответствовать текущим рискам бизнеса, а не ситуации двух- или трехлетней давности.
Контроль использования аварийного запаса
Аварийный запас должен быть выделен в отдельную категорию учета. В ERP- или WMS-системе для него задают отдельный статус, который исключает автоматическое резервирование под обычные заказы.
Выдачу таких материалов следует проводить только по согласованию с ответственным руководителем и с обязательной фиксацией причины использования. После каждого списания резервную позицию нужно сразу включать в план закупок. Если запас не восстанавливать, со временем он перестает защищать предприятие от остановки работы.
