Для каждой транспортно-экспедиционной Компании основным направлением управления оборотными средствами является управление дебиторской и кредиторской задолженностью. При этом, очень важен комплексный, системный подход, точное понимание взаимосвязи этих показателей, их влияния друг на друга.
Централизация функций управления ДЗ/КЗ в STALOGISTIC позволяет эффективно управлять ликвидностью и платежеспособностью Компании, то есть ее способностью погашать свои обязательства в срок, что, в свою очередь, является залогом успешной, высокоэффективной деятельности.
Централизация функций управления ДЗ/КЗ означает:
- Понимание общей структуры ДЗ/КЗ в целом и по каждой в отдельности Компании из группы; выявление факторов, оказывающих наибольшее влияния на этот показатель;
- Быстрое реагирование изменение условий на рынке; выработка тактических и стратегических решений для сохранения, увеличение объема оборотных средств Компании;
- Согласование более выгодных финансовых условий от Подрядчиков при достижении значительных объемов взаимодействия в целом по Группе Компаний (далее ГК), нежели при формировании истории с каждой Компанией в отдельности;
- Формирование положительной деловой репутации ГК на базе высокой платежной дисциплины, а также на основании утверждения и неукоснительного исполнения единых принципов взаимодействия с Партнерами и др.
Каждый из приведенных пунктов означает тщательный контроль с помощью методик, набор которых вырабатывался в Компании на протяжении многих лет и продолжает совершенствоваться.
Контроль и управление имеющимися ДЗ/КЗ
Первостепенное значение играет полное, точное и своевременное отражение первичной информации в бухгалтерском и управленческом учете (выставленных Клиентам и полученных от Подрядчиков счетов с соответствующими договорным срокам оплат, всех поступлений и платежей). Огромную ценность и актуальность представляет минимизация финансовых и валютных рисков, в том числе, благодаря формированию планов по суммам поступлений и платежей в разрезе еженедельного учета. В основу планирования движения денежных средств положен принцип соблюдения положительного сальдо расчетов в рамках всей Группы Компаний на каждой платежной неделе.
Мы поддерживаем высказывание бизнес-эксперта Сергея Макшанова о том, что еженедельное положительное сальдо расчетов — «один из признаков несокрушимой компании».
Служба Взыскания Долгов (далее - СВД) в рамках Финансового Департамента осуществляет функцию управления ДЗ. На еженедельной основе сотрудники СВД составляют план поступлений (ПП) от Клиентов для того, чтобы понимать общую сумму денежных средств, которые планирует получить Компания на текущей неделе. Это важно для дальнейшего планирования движения денежных средств: покупки валюты по лучшему курсу и минимизации валютных потерь; оплаты счетов Подрядчиков в срок и укрепления сотрудничества с ними; оплаты общехозяйственных расходов в срок и повышения своей репутации среди иных контрагентов; финансирования новых проектов и стартапов для дальнейшего роста и развития Компании. Важная задача СВД – обеспечить Компании необходимым для расчетов количеством денежных средств, поэтому работа по взысканию просроченной задолженностью планируется заблаговременно и исходя из различных факторов, таких как сезонность, особенности бизнеса Клиентов, выходные и праздничные дни в странах, где сосредоточены основные Клиенты. К примеру, ежегодно, перед Новым Годом проводится кампания по досрочному взысканию денежных средств с Клиентов, расположенных на территории Российской Федерации. Специалисты обзванивают всех российских клиентов и напоминают им про оплату всех счетов до Нового года, в преддверии длительных каникул в РФ. Будучи международной компанией, STALOGISTIC продолжает работу на белорусском и европейском направлении, для которого также нужны оборотные денежные средства – оплату Подрядчикам других стран никто не отменял. Таким образом, именно аккумулированные досрочно денежные средства помогают STALOGISTIC «пережить» длительные праздники в РФ без ущерба для своей репутации в лице Подрядчиков, сотрудников и иных контрагентов.
Для тщательного анализа и контроля дебиторская задолженность в STALOGISTIC структурирована. В основе лежит срок – 7 календарных дней. Намного проще организовать качественное управление тогда, когда вся ДЗ укладывается в одну четкую, отработанную структуру.
Показатели структуры ДЗ/КЗ:
Эти показатели в Компании строго соблюдаются и контролируются на еженедельной основе!
Сотрудники Службы взыскания долгов вступают в работу, когда наступает срок просрочки более 8-ми календарных дней. Но это не значит, что судьба задолженности на более ранних этапах не контролируется. Эта обязанность в STALOGISTIC возложена на оперативных сотрудников, которые на этапе просрочки Д0-Д1 должны предоставить в СВД точную информацию по поводу суммы и срока оплаты счетов. Сотрудники СВД на данных этапах выступают контролерами качества – они контролируют качество и своевременность работы с ДЗ сотрудниками оперативных отделов, консультируют по возникающим в процессе такой работы вопросам и не вступают в контакт с Клиентом на ранних сроках, тем самым повышая потенциал сотрудничества в будущем. Такой самоконтроль на уровне каждого отдела позволяет составлять точные данные обо всех поступлениях и своевременно принимать меры, если сроки нарушаются.
Столь высокие целевые показатели и тщательный контроль их соблюдения позволяют поддерживать высокую платежную дисциплину в рамках Группы Компаний, эффективно управлять оборотными средствами. Ведь залог успешного развития — это финансовая прозрачность, независимость, соблюдение норм бухгалтерского учета и международного права, высокая положительная деловая репутация. Компания чувствует уверенность при любых колебаниях на рынке благодаря грамотному планированию, прогнозированию и контролю.
Управление и планирование будущими ДЗ/КЗ
Огромное значение и внимание уделяется выработке новых правил и принципов кредитной политики (согласованию возможных и дополнительных отсрочек с основными Клиентами и Подрядчиками), управлению маржинальностью проектов, анализу качественного состава портфелей Клиентов и Подрядчиков.
Мы считаем, что важное звено в цепочке УДЗ, на которое изначально должно быть направлено внимание любой Компании – предупреждение дебиторской задолженности. Договор – это именно тот фундамент, основа сотрудничества, с которой всё начинается. У нас разработаны рамочные договоры по каждому из предоставляемых видов услуг, которые отправляются на подписание Клиентам, прошедших первичную проверку службой маркетинга и получивших статус «активен» в системе. Нестандартные условия договора в нашей Компании проходят тщательное согласование. Мы практикуем индивидуальный подход к каждому Клиенту, а также совмещение принципов клиентоориентированности и финансовой безопасности так, чтобы это способствовало развитию Компании и постоянному её движению вперед не только в повышении качества предоставляемых нами услуг, но и с ежегодным улучшением финансовых показателей. Данного направления мы придерживаемся и при согласовании нестандартных условий договора. Упомянутым согласованием занимается не только отдел юридической поддержки, но и финансовая служба, а именно – подразделение Риск-менеджмента. Каждый анализирует замечания Клиента в зоне своей ответственности, при этом Клиент также проходит тщательную многоуровневую проверку:
- При согласовании нестандартных условия договора проверку осуществляет подразделение Риск-менеджмента
- При дальнейшем назначении Клиенту кредита проверку осуществляет подразделение – СВД.
Таким образом, упомянутые подразделения финансовой службы внимательно контролирует платежеспособность каждого Клиента с помощью проверки:
- Тщательная и детальная проверка Клиента, его платежеспособности и соответствия требованиям Компании
- Анализ финансового состояния Клиента в зависимости от его соответствия общепринятым в экономической практике коэффициентам и показателям
- Замена ручного анализа автоматическим (с 2016 г. каждый российский, литовский Клиент в Компании проверяется автоматически)
Для получения допуска к работе, абсолютно все Подрядчики проходят процесс первичной активации в корпоративной системе. В состав группы участников, принимающих решение, входят сотрудники юридического и финансового департаментов. Внимание уделяется:
- Финансовым показателям деятельности,
- Наличию собственного, арендованного автопарка,
- Гибкости ценовой политики,
- Уровню компетенций представителей Подрядчика и качеству взаимодействию при согласовании условий рамочного или разового договора,
- Качеству оказываемого сервиса и деловой репутации на рынке,
- Судебной истории
- Уникальности услуг (тип перевозок, маршруты, возможности перевозки негабаритных, опасных грузов и др.
Помимо того, ведется ежегодный мониторинг финансового состояния Топ-Подрядчиков (выделенных по объему взаимодействия), а также уделяется особое значение результатам взаимодействия в виде участия Подрядчиков в формировании профита Компании и генерации дополнительных оборотных средств.
Отслеживаются действующие юридические статусы, изменение финансовых показателей, судебной истории Клиентов и Подрядчиков в автоматическом режиме посредством интеграции на базе API с интернет-ресурсами, предоставляющими такого рода информацию (так, к примеру, существуют настройки немедленного реагирования системы на появление у действующего Партнера таких статусов как Ликвидация, Банкротство и др.).
Мы проводим превентивные меры для недопущения сотрудничества с недобросовестными Подрядчиками и Клиентами.
Весь комплекс мероприятий и вся наша работа в целом направлены, в первую очередь, на формирование плодотворной среды и предпосылок для эффективного сотрудничества с нашими Партнерами, для интеграции с их бизнесом. Наша цель – успех наших Клиентов и Подрядчиков, а так же создавать и развивать здоровую атмосферу сотрудничества на рынке логистических услуг, обучать наших Клиентов и Партнеров эффективным методам защиты и развития своего бизнеса, таким образом очищая рынок от недобросовестных игроков!
Цель STALOGISTIC — успех ее Клиентов и Подрядчиков, а также создание и развитие здоровой атмосферы сотрудничества на рынке логистических услуг, обучение Клиентов и Партнеров эффективным методам защиты от сотрудничества с недобросовестными компаниями и развития своего бизнеса.
