Возвратные платежи – один из аспектов бизнеса, с которыми приходиться иметь дело предприятиям. Многие перевозчики несут ответственность за груз ровно до момента доставки продукта «до двери» клиента, далее это больше не зона их контроля. Для них грузополучатель и маршрут доставки является приоритетным.
Если же перевозчик не следует инструкциям маршрутизации, которые для них составляет руководство, они будут платить и платить много. По статистике возврат денег осуществляется от 5 до 15% оплаченных перевозок, хотя потерю дохода предприятия можно снизить от 2 до 10%, в соответствии с исследованиями кредитных вопросов промышленной финансовой группой Кредитно-Исследовательского фонда.
Ниже представлены 10 советов о том, как избежать возврата платежей, при поставки грузов вашим клиентам, которые нам любезно предоставил Геральд В. Фридман, старший вице-президент глобального корпоративного развития «Data2Logistics», аудитор по оплате грузовых счетов компании, находящихся в Форт-Майне, штат Флорида.
- Будьте активны. Убедитесь, что вы четко понимаете, что от вас требуется в качестве грузоотправителя. Получите точную копию документов, которые идентифицируют предпочтения ваших покупателей и внутреннего перевозчика, который специализируется на региональных перевозках страны.
- Регулярно проверяйте веб-сайт ваших клиентов для того, чтобы учитывать изменения маршрутизации. Путеводитель маршрутизации в печатном виде является большим, но вы действительно должны проверять веб-сайты ваших получателей, чтобы контролировать состояние перевозчиков и следить за любым изменением, которые сделаны грузоотправителем.
- Поощряйте своих клиентов, чтобы создать интерактивную веб-систему. Это облегчит вашу жизнь , если вы сможете определить какого перевозчика хочет ваш клиент, для этого вы должны учитывать требования о конкретных отправителях, назначения ZIP кодов, веса продукции и уровня обслуживания. Онлайн – доступ к этой системе сделает процесс перевозки намного легче.
- Держите открытыми каналы связи. Поддерживайте регулярную связь с вашими клиентами. Спросите, не было ли у них каких-либо жалоб на изменение в маршруте, или же о цене перевозчика, а также об условиях обслуживания, покажите им ваше беспокойство.
- Переговорите о спорных вопросах заранее, прежде чем это может стать проблемой. Если у вас есть проблема с требованиями покупателя, решите ее заранее. Обсудите ваш вопрос открыто, прежде чем столкнетесь с проблемами при транспортировке.
- Создайте согласованную команду в вашей организации. Создайте группу людей, которая будет включать в себя представителей продаж и рекламы, кредитной службы и службы обслуживания клиентов, EDI и службу доставки, а также людей из возвратных ведомств, чтобы изучить маршрут клиента, а также исполнения инструкций. Если же ваша компания не сможет управлять данной группой, назначьте одного сотрудника, который напишет обзор о руководствах клиентов, чтобы увидеть насколько вы сможете удовлетворить требованием их доставки.
- Не будьте упрямы. Иногда решение вопроса с помощью уступки сможет сделать работу вашей компании более эффективной. Используйте требования клиентов в качестве способа улучшения рабочих процессов и способности повышения производительности и эффективности работы компании.
- Проведите обзор возвратных платежей вашей компании в текущий момент. Установите, какие возвратные платежи для вас в приоритете и выясните, где и откуда берется основная часть расходов. После этого вы сможете составить 3 наиболее важные проблемы, которые являются причиной возвратных платежей, назначьте соответствующих сотрудников для решения данных вопросов.
- Позаботьтесь о главных возвратных платежах. Организуйте встречу с самыми проблемными клиентами или же с теми, у которых наибольшее количество трудностей в транспортировке. Узнайте, что хотят клиенты и почему они это требуют.
- Составьте правило стоимости. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают финансовые последствия, когда их работа не соответствует маршрутизации заказчика. Они должны знать, что соответствующая сумма будет вычтена из счета-фактуры, если они не могут удовлетворить требованиями о доставки клиентам. Если вы не будете обучать ваших сотрудников о том, сколько денег вы потеряли из-за их ошибок, они никогда не смогут воспринимать путеводитель маршрутизации всерьез.
По материалам inboundlogistics.com
Перевод: Юлия Заботина, студент кафедры логистики МАДИ
Специально для отраслевого портала "Логистика"
