Татьяна Москвитина, руководитель направления «Управление запасами» ГК «КОРУС Консалтинг»
Автозаказ, автоматический заказ – довольно популярный в среде закупщиков термин, обозначающий специализированную систему, которая самостоятельно анализирует динамику продаж с учетом сезонности, акций, вычисляет уровень обеспеченности товарами и потребность в пополнении, автоматически формирует заказ на закупку поставщику.
Мечта менеджера по закупкам, которая обойдется бизнесу в определенную сумму. И зачастую, закупкам достаточно проблематично аргументировать целесообразность дорогостоящего внедрения системы управления запасами перед «бизнесом».
Мы решили рассказать о преимуществах и недостатках системы автозаказа, а также возможностях оптимизации закупок с минимальным бюджетом.
Давайте начнем с вопроса, каким компаниям в принципе стоит задуматься об автозаказе и когда использование автозаказа, системы управления запасами действительно оправдано и эффективнее старого доброго Excel.
Когда нужен автозаказ
- Товарная матрица насчитывает более 1000 SKU для ритейла, более 500 SKU для дистрибуции.
- Большое количество закупочных операций осуществляется «на глаз», а ключевая экспертиза завязана на нескольких сотрудниках, опирающихся исключительно на свой опыт.
- Наличие большого количества факторов, которые важно учитывать при пополнении: сезонность, сроки годности, акции, упаковки, кратность заказа, товары-заменители, графики доставок и прочее.
- Показатели эффективности склада: выраженная проблема out-of-stock или over-stock, «мертвые запасы», низкая оборачиваемость склада.
- Склад забит дорогостоящими товарами с редким спросом, в то время как отсутствуют ходовые позиции.
Автоматизированные системы позволяют решить все вышеперечисленные проблемы. Кроме того, внедрение автозаказа не только упростит жизнь закупщикам, но и принесет ряд дополнительных возможностей для развития бизнеса. Использование специализированных инструментов анализа помогает сэкономить до 30% бюджета на закупки за счет сокращения трудозатрат и ошибок персонала, повышения доступности ходовых товаров и, как следствие продаж, оборачиваемости склада, поддержания сбалансированного запаса.
Когда не нужен автозаказ
Безусловно, автоматизация и использование автозаказа будут эффективны не для всех компаний и для кого-то действительно будет вполне достаточны возможности Excel:
- Розничные компании и дистрибуторы с небольшой матрицей товаров.
- Работа с товарами «под заказ».
- Отсутствие систематизированных данных о продажах и остатках в учетной системе.
Но если вы идентифицировали вашу компании в первом списке, перейдем ко второму вопросу – выбор инструментов для управления запасами и системы автозаказа.
Управление запасами в Excel
«Продвинутый Excel» и экспертиза в руках одного сотрудника говорят об определенном опыте и наработанной практике, которые заслуживают уважения, но ограничивают возможности развития бизнеса. Человеческий фактор, низкая скорость «ручной» обработки данных, невозможность глубокого, динамического анализа заявят о себе при появлении дополнительных точек продаж или расширении номенклатуры
Самописные системы управления запасами
Самостоятельные разработки идеально учитывают специфику процессов, не требуют инвестиций в чужой софт и его дальнейшую поддержку. Для создания эффективной системы потребуется опытный архитектор и четко выстроенная логика процессов закупок. В противном случае, в скором времени система станет неповоротливой и будет противоречить сама себе. На поддержку такого решения вам придется потратить дорогостоящие ресурсы – немалое время и деньги. Ответственность за результат будет исключительно на ваших специалистах.
Внедрение систем управления запасами
Покупка и внедрение систем управления запасами обойдется бизнесу в сумму от 400 000 до нескольких миллионов, которая будет зависеть от класса решения, ваших процессов, количества SKU, точек продаж и других факторов.
Помимо инвестиций на покупку ПО вам придется озаботиться вопросом ИТ-инфраструктуры для реализации проекта: дополнительные вычислительные мощности, информационная безопасность, интеграция с учетной системой, поддержка. Автоматизация заказа может занять от трех месяцев до 1,5 года.
Облачные сервисы для управления запасами
Благодаря развитию облачных технологий и наличию подтвержденных данных об эффективности «облака», на рынке решений для управления запасами также появилась возможность получить высококлассные инструменты по модели подписки.
Модель ежемесячной подписки подразумевает получение доступа к системе управления запасами и использованию всех ее возможностей без дорогостоящего внедрения. В рамках абонентского соглашения регламентируется сумма ежемесячного платежа, ответственность сторон, уровень оказания сервиса и так далее.
Таким образом вы получаете возможность быстрого старта, оптимизации закупок, применения автозаказа без существенных инвестиций на покупку лицензий и ИТ-оборудование.
Использование облачного сервиса позволяет быстро решить проблемы с закупками, повысить уровень сервиса и продаж. Как и при внедрении on-premise системы, вы получаете надежные инструменты анализа для принятия аргументированных решений о закупках, а также лучшие практики управления запасами, которые не будут завязаны на сотрудниках.
Также к плюсам облачных сервисов можно отнести возможность безболезненно протестировать возможности решения на примере своих данных или с целью проработки конкретных проблем. Мы давно оценили эффективность такого подхода и предлагаем компаниям оценить возможности облачного сервиса КОРУС | Управление запасами в рамках тестового периода. Во-первых, так клиент может оценить, насколько удобен и понятен инструмент. Во-вторых, понять уровень готовности к автоматизации на уровне бизнес-процессов: достаточность и доступность данных, логика взаимодействия между подразделениями и т.д.
Подход к управлению запасами говорит об уровне зрелости бизнеса. Автоматизация процессов, использование автозаказа подразумевает, что компания уже имеет некоторый «порядок в закупках» и хочет выйти на новый уровень. Поэтому мы настоятельно рекомендуем начинать оптимизацию с диагностики и формулирования проблем и только потом – поиска автоматизированных решений.
