Если бизнес набирает обороты, рано или поздно его владелец ощутит нехватку складских площадей.
Переезд на новый склад – это сложный процесс, особенно когда компания не хочет останавливать обслуживание клиентов и отгрузку товаров.
Если верить известной поговорке, переезд – это самое страшное, что может случиться со складом (за исключением пожара). Но если подойти к подготовке с умом, вполне возможно переехать быстро и без потерь.
Составляем план переезда
Самое главное – подготовить план, где будут детально расписаны этапы и лица, ответственные за все виды работ: упаковку имущества, демонтаж оборудования, приемку груза и т.д. Определение зоны ответственности каждого сотрудника поможет руководителю склада предотвратить возможный хаос и уложиться в отведенные на переезд сроки. Также необходимо составить подробную схему, включающую все коммуникации и места размещения каждого вида продукции на новом складе.
Обязательно нужно подготовить менеджеров по продажам и заранее предупредить о вашем переезде клиентов. Конечно, с точки зрения логиста правильно временно остановить отгрузку товаров, а затем спокойно переехать. Без спешки расставить товары по местам и устроить инвентаризацию. Это идеальная ситуация, но обычно бизнес на прекращение продаж не идет, чтобы не потерять деньги. Обеспечить качественное обслуживание клиентов, когда часть товаров осталась на старом складе, другая находится в пути, а третья - на новом складе, становится гораздо сложнее. Заказы приходится разбивать на несколько частей, следовательно, растет стоимость перевозки, увеличивается время выполнения.
Подобных проблем будет меньше, если компания проведет правильную категоризацию товаров и определит приоритетность их перевозки.
Товары с наименьшим спросом (категории С), которые занимают, как правило, больше всего места на складе, перевозят в первую очередь. Грузы с самым высоким оборотом – в последнюю.
Правильно определить категории в зависимости от их востребованности помогут инструменты вашей WMS.
Системы управления логистикой могут стать огромным подспорьем в организации переезда. Для начала нужно убедиться, что они на это способны. Так, WMS должна справиться с поддержкой работы обоих складов и обеспечить информационную поддержку работы компании на время переезда. Как правило, современные гибкие настраиваемые системы, например, решения на основе Microsoft Dynamics AX 2012, имеют такие возможности. Обратитесь к вашему провайдеру WMS и составьте регламент переезда вместе с ним. Попросите настроить систему, при необходимости прописать в ней новые временные функции для перемещения товаров.
Когда переезжал один из наших клиентов, дистрибьютор бытовой техники, подготовка началась за полтора месяца. Мы совместно составили план переезда и определили, какие изменения необходимо внести в функциональность WMS. Решили немного усложнить стандартную процедуру перемещения грузов внутри склада. Готовый к отправке товар на старом складе собирали в особые транзитные ячейки (заведенные специально для переезда), маркировали, проводили через терминал сбора данных, а затем грузили в машины. Информация передавалась на терминал нового склада, и к моменту прибытия транспорта работники были готовы принимать товар и размещать его на заранее отведенных местах. В результате переезд прошел быстро и слаженно.
Настроить систему класса WMS компания может и самостоятельно. Ещё один наш партнер, розничная сеть магазинов одежды, переезжал внутри складского комплекса, на расстояние двух км от старого склада. После консультации с нами они сами произвели необходимые настройки WMS и организованно перевезли все складские запасы.
Планируйте переезд в период сезонного спада активности
Чаще всего компании планируют переезд склада на периоды спада продаж, в частности, на январь, когда покупательская активность снижается почти до нуля. Но даже в этом случае стоит запастись терпением, поскольку даже небольшим компаниям организовать переезд за один день не удастся. Обычно процесс занимает от трех до семи дней в зависимости от величины склада и количества грузов. Наш опыт показывает, что даже большой склад от 8 тыс. кв. метров можно перевезти за неделю.
Адаптация процессов на новом месте
Сразу после переезда компания потратит некоторое время на адаптацию. Если переезд прошел гладко и по плану, а складские технологии остаются прежними, то персонал будет привыкать к новому складу всего два-три дня. Сложнее, если компания решает совместить переезд с повышением уровня технологической «начинки» склада. Так поступила сеть Savage. Бизнес шел в гору, обороты и число магазинов увеличивались. Предприятие «выросло» из старого склада и WMS – система не устраивала ритейлера ни по функциональности, ни по скорости работы.
Компания решила перебраться в новое помещение площадью в 2,5 раза больше прежнего, оснастить его современной WMS на базе Microsoft Dynamics AX и новыми складскими технологиями. Склад перешел на полочное узкопроходное хранение, зону комплектации дополнили четырёхъярусным мезонином с комплектаций, чуть позже был введен голосовой подбор. Изменились принципы подбора заказов, комплектации и контроля. В итоге, в состоянии освоения инноваций склад находился почти полгода после переезда. Однако, эта стратегия принесла свои плоды. За счёт применения современных технологий коэффициент полезного использования площади склада SAVAGE достигает 100%, скорость обработки заказов увеличилась почти вдвое, доля рекламаций не превышает трёх тысячных процента от отгруженного объёма товара. Недавно компания Savage перешла на новую версию системы Columbus WMS на основе Microsoft Dynamics AX 2012.
Владимир Пученков, директор практики Warehouse Management компании Columbus
