Расходные материалы на складе часто воспринимают как как менее важную часть запасов по сравнению с самим товаром. Однако именно они обеспечивают завершение ключевых операций, а их нехватка способна остановить работу склада. О том, как правильно рассчитывать запас расходных материалов, учитывать особенности разных типов складов и не допускать дефицита или избыточных остатков, рассказал эксперт онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса ВсеИнструменты.ру Максим Соколов.
Почему расходники напрямую влияют на устойчивость склада
Расходные материалы участвуют практически в каждой складской операции, и при их дефиците последствия проявляются очень быстро. Например, cклад теряет возможность завершать операции: собранные заказы нельзя упаковать, без паллет невозможно переместить товар, без этикеток нельзя отгрузить продукцию. Это приводит к росту очереди из незавершенных заказов, снижению скорости обработки и дополнительной нагрузке на персонал.
Профицит создает другую проблему. Расходные материалы не используются, занимают полезную площадь и замораживают оборотные средства. При этом часть таких запасов со временем теряет свойства. Например:
- картон может отсыреть
- пленка теряет прочность
- клей на скотче начинает хуже держать
Среди наиболее недооцененных категорий — мелкие расходники с высокой частотой использования. Например, скотч, термоэтикетки, ленты для принтеров. Их расход кажется небольшим, но при прекращении поставок работа склада может остановиться. Также часто забывают про расходные части оборудования: ролики, ремни, щетки, элементы упаковочных машин.
Как выстроить расчет и хранение запасов
Выстраивать систему расчета запасов расходных материалов стоит начинать с фиксации фактического потребления. В первую очередь нужно определить, сколько расходников уходит на одну операцию: заказ, упаковку и отгрузку. Затем этот показатель нужно умножить на объем операций за день или месяц. Так формируется базовая норма потребления, на основе которой рассчитывается минимальный запас и план пополнения.
Подход к расчету зависит от типа склада. На небольших объектах можно ориентироваться на средний расход: формировать фиксированный запас на несколько дней или недель работы и пополнять по мере снижения остатков. В крупных распределительных центрах модель сложнее: важно учитывать пиковые нагрузки, скорость обработки и время поставки. Запасы стоит делить на рабочий и страховой уровень и чаще обновлять данные, поскольку даже небольшая ошибка быстро масштабируется на весь объем операций.
Особое значение имеют условия эксплуатации, так как они напрямую влияют на расход и срок службы материалов. На холодных складах пленка и пластик становятся жестче и чаще рвутся, из-за чего расход увеличивается. При высокой влажности картон и бумажная упаковка теряют прочность. В запыленных зонах быстрее изнашиваются расходные элементы оборудования и техники.
На автоматизированных складах требования к управлению расходниками становятся еще жестче. Поскольку процессы строятся на оборудовании, упаковка и маркировка должны строго соответствовать параметрам линии. В таких условиях ручной учет уже не справляется с темпом работы. Если расходные материалы не подходят по размеру или качеству, система может дать сбой. Поэтому остатки и расход проще контролировать через системы, которые автоматически фиксируют поступление и списание материалов на складе и позволяют вовремя планировать пополнение.
Для учета сезонности, пиковых нагрузок и нестабильности поставок необходимо анализировать данные прошлых периодов и увеличивать запас заранее — за один-два цикла поставки до роста нагрузки. Если поставки нестабильны, страховой запас следует увеличить. Эти действия позволят не допустить остановки операций даже при сбоях у поставщика.
Страховой запас рассчитывается по времени поставки и возможным задержкам. Он должен покрывать период, когда новые материалы уже заказаны, но еще не поступили. Если поставка занимает пять дней, запас должен закрывать как минимум этот срок, а также резерв на задержку. Граница между достаточным операционным запасом и избыточными остатками проходит по факту использования: если материал долго не участвует в операциях, он переходит в избыточный запас, занимает место и замораживает деньги.
Как организовать хранение и контроль расходных материалов на складе
Для хранения расходных материалов стоит выделить определенные зоны — это упрощает учет и ускоряет поиск нужных позиций. Если расходники держать вместе с товаром, могут возникнуть ошибки и пересортица. Если же материалы распределены по складу бессистемно, теряется контроль за остатками. На практике наиболее эффективна схема, при которой расходники размещают рядом с зонами их использования:
- упаковку — ближе к комплектации заказов
- паллеты — рядом с приемкой и перемещением товара
Отраслевые особенности также требуют отдельного подхода. Например, на фармацевтическом складе особенно важны строгие условия хранения и контроль качества упаковки, поскольку ошибка может привести к браку всей партии. В e-commerce ключевым фактором становится скорость: расходники должны всегда быть под рукой из-за высокого потока заказов. В сегменте стройматериалов основная нагрузка связана с весом и габаритами, поэтому здесь особенно важны прочные паллеты, усиленная упаковка и устойчивость к внешним условиям.
