При самостоятельных закупках несколькими складами или филиалами компаниям сложнее контролировать ассортимент, остатки и стоимость товаров. При этом часть позиций целесообразно закупать централизованно, а часть — оставлять в зоне ответственности отдельных объектов. О том, как выстроить такую модель и оценить ее эффективность, рассказал эксперт онлайн-гипермаркета для профессионалов и бизнеса ВсеИнструменты.ру Максим Соколов.
Какие проблемы возникают при самостоятельных закупках филиалов
При децентрализованной модели подразделения могут закупать одинаковые по назначению товары разных производителей и с разными характеристиками. Например, один склад использует светодиодные лампы с цветовой температурой 4000 К, другой — 6500 К, а третий одновременно закупает несколько моделей с разными цоколями. В результате увеличивается номенклатура, усложняется формирование запасов и подбор замены.
Различаться может и стоимость одинаковых позиций. При небольших самостоятельных заказах филиалы не используют совокупный объем закупок компании, который можно учитывать при согласовании условий с поставщиком.
Еще одна проблема связана с остатками: на одном складе товар может долго находиться без движения, пока другое подразделение срочно закупает аналогичную позицию и дополнительно оплачивает оперативную доставку.
Какие товары стоит закупать централизованно
По словам эксперта, в первую очередь для централизованной закупки подходят позиции, которые регулярно требуются нескольким филиалам, имеют стабильный расход и мало зависят от условий конкретного объекта.
К ним могут относиться:
- средства индивидуальной защиты;
- стандартный крепеж;
- светильники и кабельная продукция;
- батарейки;
- расходные материалы для уборки;
- ручной инструмент;
- типовые комплектующие.
При выборе модели стоит учитывать годовой расход позиции, количество подразделений, которые ее используют, стоимость хранения и требования к срокам поставки. Например, если товар ежемесячно нужен 15 из 20 складов, его закупку целесообразно рассматривать для централизации.
На уровне отдельного филиала можно оставить нерегулярные закупки и позиции, потребность в которых определяется особенностями объекта. Это могут быть материалы для ремонта конкретного здания, специфические запчасти для установленного оборудования или товары, связанные с местными климатическими условиями.
Для каких товаров нужны единые требования
Единые требования особенно важны для оборудования и расходных материалов, от которых зависят безопасность, совместимость и дальнейшее обслуживание техники.
Для автоматов защиты, кабельной продукции, аккумуляторов, зарядных устройств, комплектующих для погрузчиков и средств индивидуальной защиты желательно заранее определить необходимые характеристики и перечень допустимых производителей.
Для части расходных материалов можно установить требования к параметрам без привязки к одному бренду. Например, для перчаток, мешков для мусора, ветоши и уборочного инвентаря достаточно определить материал, размер, плотность, класс защиты и другие необходимые характеристики.
При этом эксперт рекомендует формировать перечень допустимых аналогов. Если основной товар временно отсутствует, филиал сможет заказать заранее согласованную замену без запуска новой процедуры выбора позиции.
Читайте также: Офисное снабжение выходит из ручного режима: бизнесу нужен единый контур закупок
Как учитывать различия между складами
Единый ассортимент не предполагает одинакового объема закупок для всех подразделений. Расход материалов зависит от площади объекта, количества сотрудников, сменности, используемой техники и интенсивности работы.
Так, склад площадью 1000 кв. м и распределительный центр площадью 20 000 кв. м будут по-разному расходовать лампы, уборочные материалы, спецодежду и другие позиции. Поэтому для каждого объекта необходимо устанавливать собственные нормативы с учетом фактического потребления.
Отдельно учитываются климатические условия. Северным подразделениям может требоваться больше зимней спецодежды и материалов для уборки снега, южным — расходных материалов для обслуживания систем охлаждения.
Нормативы следует пересматривать после изменения площади склада, численности сотрудников, режима работы или состава оборудования.
Как контролировать расходы без задержки срочных закупок
Заявки можно разделить по стоимости и срочности. Типовые позиции в пределах установленного лимита филиал может самостоятельно заказывать из утвержденного каталога. Более крупные закупки направляются на согласование руководителю или центральной закупочной службе.
Для аварийных ситуаций нужен отдельный маршрут. Например, при выходе из строя погрузчика или инженерной системы срочная заявка не должна проходить ту же последовательность согласований, что и плановая закупка.
При этом критерии срочности лучше определить заранее. К таким ситуациям можно отнести остановку оборудования, угрозу безопасности сотрудников, риск повреждения товара или невозможность выполнить обязательства перед клиентом.
Чтобы срочный порядок не использовался для обычных закупок, компании могут отслеживать долю таких заявок и причины их появления.
Как оценить эффективность системы закупок
Оценивать модель только по снижению закупочной цены недостаточно. В числе основных показателей Соколов выделяет средний срок согласования, время от заявки до поставки, долю срочных заказов, количество случаев дефицита, закупки вне утвержденного каталога, стоимость доставки и объем избыточных запасов.
Также можно сравнивать среднюю стоимость одинаковых товаров между филиалами и количество поставщиков по ключевым категориям. Например, если после централизации средняя стоимость позиции сократилась на 8%, но срок поставки увеличился с двух до семи дней и одновременно выросло количество срочных заказов, такая экономия сама по себе еще не говорит об эффективности модели.
Оптимальная система закупок должна одновременно помогать контролировать стоимость, сокращать избыточную номенклатуру и запасы и при этом сохранять необходимую скорость снабжения отдельных объектов.
