В 2013 году ФНС разработала новый формат документа, который можно использовать для целей бухгалтерского учета и одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа "1"). Универсальный передаточный документ (УПД) фактически представляет собой счет-фактуру, дополненную реквизитами первичного учетного документа, но при этом может использоваться и исключительно как первичный документ (статус документа - "2").
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и приложение к нему дают подробную инструкцию по работе с УПД. Там же закреплено, что использование УПД в статусе только первичного документа организациями и предпринимателями, не являющимися плательщиками НДС, не влечет за собой для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС. Получается, что работать по УПД могут все предприниматели и организации. Для этого необходимо:
- определить, по каким хозяйственным операциям будет применятся УПД;
- разработать подходящий формат документа;
- внести изменения в учетную политику организации.
Полный переход на формат УПД не является обязательным, поэтому на практике компании могут работать по новой схеме, например, с одним поставщиком или по одной хозяйственной операции, остальной документооборот остается неизменным.
В чем же состоит удобство универсального передаточного документа?
- Сокращается число оформляемых документов, что упрощает работу бухгалтерии. При полном переходе ответственным сотрудникам легче разобраться в особенностях заполнения одного документа вместо различных (ТОРГ-12, ОС-1, М-15, 1-Т).
- Минимизируется количество ошибок (по сравнению с заполнением нескольких документов с дублирующими реквизитами, особенно, если это делают разные сотрудники).
- Разрешается выставление УПД одновременно на товары и услуги – это актуально для фактов отгрузок товаров с транспортировкой.
Письмо ФНС РФ от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910 разъясняет, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи сопутствующих услуг не нарушает требования действующего законодательства. Если передача товара и оказание услуги разнесены во времени, то данное правило не работает.
Помимо очевидных преимуществ в работе с УПД есть ряд нюансов, о которых нужно знать:
- УПД не заменяет транспортные документы (ТТН, ТН, путевой лист). В формате УПД отражается только товарная часть ТТН.
- Для оформления изменения продавцом общей стоимости поставки из-за изменения количества/стоимости отгруженных товаров, а также для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении расхождения по количеству и качеству товаров при их приемке (без постановки на учет) ФНС рекомендует использовать формат универсального корректировочного документа (УКД) – письмо ФНС от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@.
- Для исправления ошибок продавца при оформлении УПД необходимо корректировать первоначальный комплект документов, пошаговые инструкции даны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 № ММВ-20-15/86.
Как мы видим, служба ФНС старается оперативно реагировать на вопросы, возникающие у предпринимателей и организаций в связи с переходом на УПД, выпуская подробные разъяснения. Ведь в упрощении документооборота заинтересованы и органы власти, и представители бизнеса. Участники Совета профессионалов по цепям поставок в свою очередь делятся положительным опытом работы с использованием УПД, особо отмечая сокращение времени на подписание документов и экономию бумаги, что немаловажно.
Анна Пушина, эксперт Совета профессионалов по цепям поставок
