Избежать простоев в работе склада, связанных с персоналом, можно различными способами. Одним из решений может быть сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями. Подробнее, как это работает и что еще можно предпринять, в материале экспертов агентства STH-group.
Можно рассмотреть разные варианты для предотвращения простоев на складе. Например, сформировать базу временных или резервных сотрудников, готовых выйти на работу в случае срочной необходимости. Это позволит оперативно реагировать на неожиданные ситуации. Собрать такую картотеку и поддерживать ее в актуальном состоянии сложно, но возможно.
Прежде чем собирать базу, нужно четко определить, для каких позиций и ролей нужны временные или резервные сотрудники: для сезонных работ, пиковых нагрузок, для подмены основных сотрудников, например, на время отпусков, больничных, для краткосрочных проектов или задач.
Важно заранее продумать, какие данные будут необходимы. Примерные категории:
- Личные данные (ФИО, дата рождения, контактные данные);
- Профессиональная информация (должность, квалификация, опыт, ключевые навыки);
- График доступности (в какие дни, часы сотрудник может работать);
- Желаемая форма занятости (полный день, неполный день, проектная работа);
- История сотрудничества (когда сотрудник привлекался ранее, результаты его работы).
Для хранения базы можно использовать таблицы Excel, Google Sheets, специальные HR-программы (например, 1С, Bitrix24, BambooHR) или специализированные CRM/ERP-системы.
Возможные источники для формирования базы временных сотрудников:
- Рекомендации. Можно обратиться к своим текущим сотрудникам или коллегам для рекомендаций.
- Кадровые агентства. Некоторые агентства специализируются на предоставлении временного персонала.
- Онлайн-платформы. HeadHunter, SuperJob,Авито Работа, Freelance и другие.
- Внутренние резервы. Составьте список сотрудников, которые могут быть готовы работать на временной основе.
Чтобы база оставалась актуальной, важно следить за тем, чтобы данные о сотрудниках обновлялись. Для этого можно разработать регулярный график обновления данных, например, раз в три месяца, настроить автоматические напоминания о необходимости обновления данных (через CRM или email), попросить сотрудников самостоятельно обновлять свои данные через онлайн-формы или анкеты.
Важно быстро связываться с нужными сотрудниками, когда возникает потребность. Для этого можно использовать фильтры и сортировку по навыкам и доступности в вашей базе данных, настроить массовую рассылку предложений (через email, мессенджеры или SMS), заранее создать автоматические шаблоны сообщений для ускорения процесса коммуникации.
Желательно также собирать обратную связь от руководителей, которые работали с временными сотрудниками, чтобы понимать, кто наиболее эффективен и с кем стоит продолжать сотрудничество.
Чтобы поддерживать высокую мотивацию людей и их интерес к временной работе, можно предлагать им бонусы или поощрения за успешные проекты, обязательно поддерживать частую и доброжелательную коммуникацию, обеспечить удобные условия для сотрудничества, например, гибкий график.
Не забывайте про создание пула резервных сотрудников из числа бывших работников компании. Эти люди уже знакомы с процессами и культурой компании, что снижает время на адаптацию.
Часто текучесть кадров и нехватка персонала на складах связаны с плохими условиями труда. Инвестируя в комфорт, можно снизить отток сотрудников и повысить их вовлеченность. В эту же копилку пойдет введение гибких смен. Если работа тяжелая, пересмотрите традиционные графики 2\2 и 5\2, замените их на 1/3. Эффективность такого предложения при найме уже многократно доказана.
Если смотреть на проблему шире, очевидно, что снижение зависимости от человеческого фактора минимизирует риски простоев. Для этого необходимо вкладываться в автоматизацию — роботизированные погрузчики, системы сортировки и другие технологии.
Самым простым для складов способом избежать простоев — привлечь к работе с персоналом аутсорсеров.
Аутсорсинговая компания может оперативно предоставить необходимое количество сотрудников для работы на складе, включая пиковые периоды, например, сезонные распродажи. Аутсорсеры возьмут на себя задачи по поиску и подбору работников, если кто-то заболел или уволился, его быстро заменят. Компания не тратит ресурсы на управление персоналом, включая налоги, страховки и социальные выплаты, что снижает финансовую нагрузку.
Повысить общую эффективность работы склада и снизить зависимость от проблем с персоналом может сочетание нескольких стратегий.
Выбор за вами!
